Automatische Spesenabrechnung für Fahrer – digital & sicher
Ihre automatische Spesenabrechnung
Mit der automatischen Spesenabrechnung von TACHOMOTIVE erfassen Sie Spesen, Reisekosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten vollständig digital. Ohne Rechenfehler, Risiken oder zusätzliche Formulare.
Pünktliche Spesenauszahlung
Automatische Abrechnung
Gesetzeskonforme
Berichte
Darum ist eine digitale Spesenabrechnung im Fuhrpark unverzichtbar
Verzögerte Auszahlung
Niemand wartet gerne auf sein Geld. Ohne Software für digitale Spesenabrechnung verzögert sich die Auszahlung der zustehenden Spesen für Ihre LKW-Fahrer.
Zeitintensiv und fehleranfällig
Excel-Listen oder Papierbelege kosten Ihrer Verwaltung wertvolle Zeit und Nerven. Ein fehlendes Komma in der Erstellung oder Übertragung reicht aus, dass Ihre Spesenabrechnungen fehlerhaft sind, neu geprüft und korrigiert werden müssen.
Prüfdruck und Bußgeldrisiken
Fehlerhafte Abrechnungen sorgen für Rückfragen und Verzögerungen bei Steuerprüfungen. Ist keine Korrektur möglich, sind arbeitsrechtliche Folgen, wie Abmahnungen, Strafgelder (oft als Tagessatz) oder fristlose Kündigungen die Konsequenz.
So funktioniert die automatische Spesenabrechnung von TACHOMOTIVE
Automatische Spesenabrechnung
TACHOMOTIVE archiviert die Fahrerkartendaten (DDD-Dateien) und erkennt Abfahrtszeiten, Ankunftszeiten, Abwesenheitsdauer und arbeitstägliche Einsatzzeiten. In wenigen Klicks erstellen Sie Spesenberichte automatisch aus den entsprechenden DDD-Dateien.
Spesensätze & Pauschalen hinterlegen
Hinterlegen Sie individuelle Spesensätze, Unternehmensrichtlinien und Pauschalen einmalig. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen berücksichtigt TACHOMOTIVE nach gesetzlich geltenden Vorgaben.
Berichtserstellung für Buchhaltung
Wählen Sie betroffene Berufskraftfahrer, Fahrten und den Zeitraum für Ihre automatische Spesenabrechnung aus. Mit wenigen Klicks exportieren Sie digital erstellte Spesenberichte als PDF oder CSV und leiten diese an die entsprechende Buchhaltung weiter.
Revisions- und rechtssichere Archivierung
Alle relevanten Daten, Pauschalen und Ausgaben bleiben digital und revisionssicher archiviert. Für interne Prüfungen oder steuerliche Nachweise stehen die Daten revisionssicher zur Verfügung.
Übersichtliche Berichtserstellung
Spesen werden nach Fahrern oder Touren erfasst, eindeutig den jeweiligen Einsatzzeiten zugeordnet und inklusive aller Pauschalen vollständig digital dokumentiert. Transparent, nachvollziehbar und jederzeit exportierbar.
Automatische, digitale Spesenabrechnung – Jetzt 30 Tage kostenlos testen
Digitalisieren Sie Ihre Spesenprozesse, reduzieren Sie Fehler und entlasten Sie Buchhaltung, Disposition und Ihre Fahrer.
Legen Sie in wenigen Minuten los: Fahrer anlegen, Spesensätze hinterlegen und Spesenabrechnung automatisch aus vorhandenen Fahrerdaten erstellen und exportieren.
Profitieren Sie 30 Tage lang von Ihrer digitalen Spesenabrechnung und weiteren Funktionen.
Kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Risiko.
Vorteile für Buchhaltung, Kraftfahrer & Unternehmen
Automatisierung & Zeitersparnis
Abwesenheitszeiten, Pauschalen und Einsatzzeiten fließen direkt aus den Fahrerkartendaten in die Abrechnung ein und werden ohne operativen Mehraufwand weiterverarbeitet.
Pünktliche Spesenauszahlung
Automatisierte Berichte ermöglichen schnelle Weitergabe an Buchhaltung oder HR. Fahrer erhalten ihre Spesen zuverlässig und rechtzeitig.
Transparenz und Kontrolle
Ob Fahrer, Tour, Tag oder Monat: Alle Spesenberichte werden übersichtlich dargestellt. Unternehmen erkennen sofort, welche Kosten entstanden sind, wo Abweichungen auftreten und wie sich Spesen entwickeln.
Einfache Bedienung
Die Software erstellt Spesenberichte automatisch aus DDD‑Dateien. Das erspart Buchhaltung und Disposition eine zusätzliche Prüfung der Zeiten.
Fehler vermeiden
TACHOMOTIVE nutzt hinterlegte Spesensätze und gesetzliche Pauschalen, erkennt Abwesenheitszeiten korrekt und berechnet Spesen vollständig automatisiert. Das reduziert Fehler, verhindert falsche Auszahlungen und erhöht die Abrechnungssicherheit.
Rechtssichere Archivierung
Spesenberichte, Einsatzzeiten und Pauschalen bleiben vollständig digital archiviert. Jede Abrechnung ist nachvollziehbar, sicher und steuerlich prüfbar.
Was unsere Kunden über uns sagen
Uns wurde ganz unkompliziert über Fernwartung geholfen und innerhalb weniger Minuten war das Problem gelöst.
Julia Doser
Mit Optimotive GmbH habe ich ausschließlich gute Erfahrungen gemacht. Die Hardware ist kompakt und funktioniert einwandfrei. Die Software lässt keine Wünsche offen. Die Mitarbeiter sind durchweg freundlich und entgegenkommend. Downloads von meiner Fahrzeugeinheit (VDO) funktionieren ausgezeichnet und auch die Fahrzeug-Ortung lässt keine Wünsche offen. Das ganze Telematiksystem ist bedienerfreundlich und hilft mir als Unternehmer, Kosten zu sparen.
Camillo Bernardi
Sehr kompetente und leistungsstarke IT-Entwicklung, die in der Lage war, ein Tool zur automatischen Spesenabrechnung zu entwickeln, gemeinsam zu testen und umzusetzen! Großartig!!
Marco Bonrath
Flexible Integration: Spesenabrechnung für Ihren Alltag
Sofort einsatzbereit
TACHOMOTIVE ist webbasiert. Nach dem Log-in direkt starten: Spesen entstehen automatisch aus den Fahrerkartendaten. Keine zusätzlichen Tools oder Updates notwendig.
Sicherheit und Datenhoheit garantiert
Alle Informationen liegen DSGVO-konform auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Behalten Sie volle Kontrolle über Ihre Daten und erfüllen Sie höchste Sicherheits- und Compliance-Standards.
Skalierbar für jede Flottengröße
Ob 5 oder 500 Fahrer: Die automatische Spesenabrechnung passt sich jeder Flottengröße an und bleibt schnell, übersichtlich und zuverlässig.
Individuell & flexibel
Individuelle Spesensätze hinterlegen, Fahrer flexibel verwalten und Spesenberichte rückwirkend erstellen. Digital, automatisch und sicher.
Spesen automatisch abrechnen – Jetzt starten!
Digitalisieren Sie Ihre Spesenprozesse und reduzieren Sie manuellen Aufwand mit der automatischen Spesenabrechnung von TACHOMOTIVE.
Jetzt 30 Tage kostenlos testen. Mit allen Funktionen für Ihr Flottenmanagement.
FAQ
Wie berechnet TACHOMOTIVE die Spesen?
Die Software wertet Fahrerkartendaten aus und berechnet automatisch Pauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Abwesenheitszeiten und Übernachtungskosten.
Kann ich Kriterien für Spesen festlegen?
Ja, hinterlegen Sie individuelle Anforderungen und gesetzliche Spesensätze.
Benötigen Fahrer zusätzliche Unterlagen?
Nein. Die Spesenabrechnung erfolgt automatisch aus den Fahrerkartendaten ohne extra Formulare.
Wie kommen die Spesenberichte zur Buchhaltung?
Exportfunktionen (PDF, CSV) erleichtern die Weitergabe an die Buchhaltung oder entsprechende Fachabteilungen. Eine digitale Übermittlung ist in wenigen Klicks möglich.
Ist die Spesenabrechnung DSGVO‑konform?
Ja, alle Daten werden sicher, verschlüsselt und DSGVO‑konform gespeichert, sodass Datenschutzbestimmungen im gesamten Prozess gewährleistet werden.
Weitere Funktionen für Ihren Fuhrpark
Verstoßauswertung
Erkennen Sie sofort, wo Bedienfehler und Lenkzeitverstöße auftreten. Erstellen Sie mit Daten einer Fahrerkarte Verstoßberichte, sparen Sie wertvolle Zeit und sichern Ihr Unternehmen langfristig gegen Bußgelder ab.
Aufgabenliste
Mit der Aufgabenliste der TACHOMOTIVE Software verwalten Sie Fristen, Prüfungen und Aufgaben im Fuhrpark digital, übersichtlich und jederzeit nachvollziehbar.
Arbeitszeiterfassung
Automatische Arbeitszeiterfassung Ihrer LKW-Fahrer. Dokumentieren Sie Fahrzeiten gesetzeskonform aus den Daten Ihrer Fahrerkarten.
